Liste de vérification pour la fin de location d'équipement lourd de construction

Si vous louez actuellement de l'équipement lourd de construction, nous voulons vous aider à économiser du temps et de l'argent au moment de le restituer. Voici les meilleurs conseils pour conclure votre expérience de location d'équipement lourd aussi facilement qu'elle a commencé; bon nombre de ces conseils comprennent des rappels utiles si vous avez loué une machine auprès de Volvo Financial Services (VFS).

1. Vous devez examiner votre contrat de location d'équipement et respecter les exigences de communication et de préavis auprès de votre bailleur, en plus de comprendre les heures allouées pour la durée du bail et les conditions de restitution de l'équipement. Si vous avez loué une machine auprès de VFS, consultez la section 7 de votre annexe de bail.
2. De nombreuses sociétés de location exigent que vous communiquiez avec elles un nombre précis de jours avant la date d'échéance du bail pour discuter de vos options de fin de bail et établir les attentes concernant le processus de restitution. Par exemple, avec VFS, vous devez fournir un préavis écrit de 45 à 90 jours avant la date d'échéance du bail. Si vous prévoyez restituer l'équipement mais que vous ne communiquez pas avec nous pour coordonner le retour, vous pourriez devoir payer des indemnités journalières équivalant à un mois complet de loyer ou même plus, et nous voulons vous aider à éviter ces coûts.

   a. Option d'achat : Assurez-vous de demander votre facture d'achat avant la date d'échéance et d'effectuer le paiement au plus tard à l'échéance pour éviter des indemnités journalières ou le paiement de mensualités complètes.

   b. Option de refinancement : Il est important de signer et de retourner les documents dans les délais prévus. La plupart des bailleurs fixent des critères quant à ces délais. Avec VFS, les documents doivent être signés et retournés dans les quatre jours ouvrables suivant leur réception (sous réserve de l'approbation du crédit). Cela permet d'éviter la facturation d'indemnités journalières ou de paiements mensuels complets et de frais de retard. Si vous demandez les documents de refinancement, puis les remplissez et les retournez avant la date d'échéance, vous profiterez d'une transition en toute fluidité du bail au prêt.

   c. Option de retour : Communiquez avec votre société de location avant la date d'échéance du bail pour coordonner le processus de restitution. Il est important de retourner l'équipement propre (p. ex., exempt d'accumulation excessive de matériaux) afin que l'état de la machine, des pièces, des composants et de tous les accessoires puisse être inspecté correctement avant la date d'échéance du bail. Si l'équipement n'est pas restitué à la date d'échéance, des indemnités journalières et/ou des mensualités complètes seront probablement facturées.

3. Si vous prévoyez restituer votre équipement lourd, vous devrez consigner les renseignements précis sur la ou les machines que vous retournez et la date prévue afin d'en informer votre prêteur. Par exemple, vous devrez préciser :
   • Chaque équipement à retourner
   • Tous les accessoires (godets, marteaux hydrauliques, pinces, etc.) loués avec la machine
   • La date à laquelle chaque équipement sera retourné
   • Le lieu où chaque équipement sera retourné

   Une fois ces détails définis, communiquez avec votre prêteur pour coordonner la date et le ou les lieux de retour exacts afin qu'il puisse organiser l'inspection de l'équipement.

   Avec VFS, si vous indiquez votre intention de retourner la machine, un spécialiste attitré à la fin de bail communiquera avec vous pour planifier une inspection de retour quelques semaines avant la date d'échéance de votre bail. Cela permet d'effectuer les réparations nécessaires et de rendre la machine disponible pour une inspection finale de vérification des réparations avant la date d'échéance du bail.

   Consultez ci-dessous une vue à 360° de tous les points à vérifier à la fin de votre bail :

   Tombereaux articulés

   Pelles hydrauliques

   Chargeuses sur pneus
   
4. Vous devez effectuer tout entretien requis en vertu des conditions de restitution (voir le conseil n° 1), ainsi que les éléments suivants avant la date d'échéance de votre bail :
   • l'entretien préventif des pièces et composants essentiels (freins, moteurs, pneus ou chenilles);
   • les travaux sous garantie (entretenez votre équipement conformément aux directives du fabricant).
   Encore une fois, assurez-vous de retourner tous les accessoires et de les nettoyer, ainsi que la ou les machines, afin de permettre des inspections approfondies.
5. Dans le cadre de nombreux processus de restitution de bail, vous devez :

   a. examiner l'estimation des réparations représentant les coûts nécessaires pour que votre concessionnaire remette l'équipement en état conforme aux normes de restitution de bail. Si vous avez loué auprès de VFS, nous vous ferons parvenir l'estimation des réparations.

   b. répondre à votre société de location au sujet de l'estimation des réparations dans les délais prévus. Avec VFS, nous demandons une réponse dans les quatre jours ouvrables suivant la réception de l'estimation.

   c. payer la facture finale des réparations (généralement exigible dès réception).

6. Vous pourriez disposer d'options pour régler vos obligations de fin de bail, par exemple en un seul versement ou par versements échelonnés. Vérifiez auprès de votre prêteur pour déterminer l'option qui vous convient le mieux. Avec VFS, les options sont soumises à l'approbation du crédit et accessibles par l'entremise de votre Smart Commercial Account.

Il est toujours judicieux de revoir de temps à autre les directives de restitution de votre contrat de location d'équipement lourd afin de bien planifier, en particulier si vous devez conserver la machine plus longtemps. Une communication rapide de vos intentions à votre bailleur peut vous éviter des coûts ou des frais imprévus; et surtout, vous maintiendrez une meilleure relation à long terme avec votre concessionnaire et le fabricant d'origine.

Si vous êtes un client actuel de VFS et que vous avez une machine en location, assurez-vous de vous référer à vos directives de restitution. Et comme toujours, n'hésitez pas à communiquer avec nous pour toute question relative à la fin de votre bail au (877) 865-8623, poste 4077, ou à remark@vfsco.com.

Par Volvo CE et Volvo Financial Services